1. Hvem vi er
Påmelding («vi», «oss») er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med påmelding til arrangementene våre.
- Behandlingsansvarlig: Headly AS
- Organisasjonsnummer: 934 606 698
- Adresse: Lørenveien 69A, 0585 Oslo
- E-post: contact@headly.com
Ta kontakt dersom du har spørsmål om personvernet ditt eller vil utøve rettighetene dine.
2. Formål med behandlingen
Vi behandler personopplysninger for å:
- administrere og fullføre påmeldinger til arrangementer og tjenester
- motta og vurdere nominasjoner til «Story of the Year»
- ta betalt og håndtere betalingstransaksjoner via Stripe eller Tripletex
- levere relevant informasjon til deltakere før, under og etter arrangementet
- informere om nyheter, tilbud og annen markedsføring når du har gitt samtykke
- oppfylle lovpålagte krav, for eksempel innen regnskap og rapportering
3. Hvilke opplysninger vi samler inn
Vi samler bare inn opplysninger som er nødvendige for formålene over. Dette omfatter:
- Kontaktinformasjon: navn, e-postadresse og telefonnummer
- Påmeldingsinformasjon: arrangement, preferanser og andre opplysninger du deler med oss
- Nominasjonsinformasjon: bedrift, Gobi ID eller lenke til filmen og begrunnelsen du sender inn
- Betalingsinformasjon: transaksjons-ID, beløp og betalingstidspunkt. Kortdetaljer behandles direkte av Stripe og er ikke tilgjengelige for oss.
- Kommunikasjonsdata: dialogen mellom deg og oss
- Markedsføringspreferanser: hvilken type informasjon du ønsker å få fra oss
Unngå å sende sensitive personopplysninger med mindre vi eksplisitt ber om det.
4. Rettslig grunnlag
Behandlingen av personopplysninger skjer på følgende grunnlag:
- Avtaleforhold (GDPR art. 6(1)(b)): for å oppfylle avtalen om deltakelse i arrangementet du melder deg på.
- Rettslig plikt (GDPR art. 6(1)(c)): for å oppfylle lovkrav, som bokføringsloven.
- Samtykke (GDPR art. 6(1)(a)): når du melder deg på nyhetsbrev eller annen markedsføring. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake.
- Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f)): for å sende nødvendig informasjon om arrangementer du allerede har meldt deg på, og for å utvikle tjenestene våre.
5. Deling og overføring av opplysninger
Vi deler bare personopplysninger når det er nødvendig for å levere tjenesten eller når loven krever det.
- Stripe Payments Europe, Ltd.: behandler betalinger på våre vegne. Stripe lagrer data i EU/EEA og kan overføre data til USA i tråd med gjeldende overføringsmekanismer, inkludert standard personvernbestemmelser.
- Vercel Inc.: drifter nettsiden og lagrer tekniske logger for å levere tjenesten. Data kan bli overført til USA basert på standard personvernbestemmelser og andre godkjente sikkerhetstiltak.
- Tripletex AS: regnskapssystemet vårt. Ved fakturabetaling opprettes bedriften som kunde i Tripletex, og fakturaen sendes derfra som EHF eller e-post. Data lagres i Norge.
- Resend, Inc.: sender bekreftelses-e-post til kontaktperson, deltakere og innsendere av nominasjoner på våre vegne. Data kan bli overført til USA i tråd med standard personvernbestemmelser.
- Google Workspace: vi lagrer påmeldings- og nominasjonsdata i tjenester som Gmail, Drive og Sheets. Google lagrer primært data i EU/EEA, men kan overføre data til tredjeland med godkjente verktøy for datasikkerhet.
- Cloudflare, Inc.: robotbeskyttelse (Turnstile) på påmeldings- og nominasjonsskjemaet. Cloudflare behandler IP-adresse og tekniske opplysninger om nettleseren for å skille mennesker fra roboter. Data kan bli overført til USA i tråd med standard personvernbestemmelser.
Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter.
6. Lagring og sletting
Personopplysninger lagres så lenge de er nødvendige for formålene over, eller så lenge loven krever det:
- Påmeldings- og kontaktdata: inntil 3 år etter at arrangementet eller kundeforholdet er avsluttet.
- Betalingsdokumentasjon: inntil 5 år for å oppfylle bokføringsregelverket.
- Markedsføringssamtykke: så lenge du er registrert mottaker. Data blir slettet eller anonymisert innen 30 dager etter at du trekker samtykket.
- Logger og tekniske sporingsdata: maksimalt 12 måneder der slike logger blir brukt.
Når lagringsperioden er utløpt, sletter eller anonymiserer vi opplysningene på en trygg måte.
7. Informasjonssikkerhet
Vi har organisatoriske og tekniske tiltak for å beskytte personopplysningene dine, blant annet tilgangsstyring, kryptering, regelmessige sikkerhetskopier og opplæring av medarbeidere. Vi stiller tilsvarende krav til leverandører som behandler data på våre vegne gjennom databehandleravtaler.
8. Rettighetene dine
Du har rett til å:
- få innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg
- kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
- kreve sletting når vilkårene er oppfylt
- kreve begrensning av behandlingen
- protestere mot behandling basert på berettiget interesse eller markedsføring
- få data levert i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet)
- trekke samtykke tilbake uten at det påvirker lovlig behandling før tilbaketrekking
- klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket
For å utøve rettighetene dine, kontakt oss via opplysningene i punkt 1. Vi svarer så raskt som mulig og senest innen 30 dager.
9. Informasjonskapsler og analyse
Dersom vi tar i bruk informasjonskapsler eller analysetjenester som behandler personopplysninger, vil vi informere om dette i en egen erklæring og innhente samtykke der det er påkrevd.
10. Endringer i erklæringen
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Ved vesentlige endringer varsler vi deg per e-post eller via nettsidene våre. Den siste versjonen er alltid tilgjengelig på denne siden.
Kontakt oss
Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi behandler personopplysningene dine, kontakt oss på contact@headly.com.