Kontorleder
Er du strukturert og omgjengelig, og trives med en variert og ansvarsfull arbeidshverdag? Da kan dette være stillingen for deg.
Grefsen er en veldrevet 1.-7.-skole med om lag 720 elever og 110 ansatte. Skolen ligger i bydel Nordre Aker og har lange tradisjoner tilbake til 1905. Skolen ble totalrenovert i 2014 og har moderne lokaler, flerbrukshall/kultursal og et stort uteområde. Grefsen skole er en VI-skole, og sammen skaper vi framtiden gjennom læring, fellesskap og inkludering.
Vi søker nå en dyktig og kompetent kontorleder som kan videreføre og videreutvikle skolens administrative tjenester. Som kontorleder vil du bli en del av et administrasjonsteam bestående av tre medarbeidere, og ha en sentral rolle i skolens daglige drift. Du vil være en viktig støttespiller for ledelsen, ansatte, elever og foresatte.
Kontorleder har overordnet ansvar for skolens kontor- og administrasjonsfunksjon, økonomioppfølging og sentrale HR-oppgaver. Stillingen omfatter blant annet budsjett- og regnskapsarbeid, lønns- og personaladministrasjon, saksbehandling og koordinering av skolens administrative rutiner og systemer.
Stillingen kan tilpasses mellom 60 og 100 prosent, avhengig av hvilke ansvarsområder som legges til stillingen. Ved lavere stillingsprosent vil enkelte oppgaver ivaretas av andre ansatte. De sentrale oppgavene innen kontordrift, økonomi og HR vil uansett ligge til kontorlederrollen.
Ønsket tiltredelse er 1. januar 2027.
Arbeidsoppgaver
- Ansvar for kontorets daglige drift og skolens administrative arbeid, systemer og rutiner.
- Utarbeide budsjett, følge opp økonomi og sikre god regnskapskontroll i samarbeid med rektor
- Ivareta HR-oppgaver knyttet til ansettelser, lønn, kontrakter, fravær og relevant regelverk
- Kontroll og registrering av variabellønn
- Saksbehandling i Osloskolens systemer
- Være superbruker i administrative systemer
- Varemottak, bestillinger, innkjøp og oversikt over materiell og utstyr
- Kommunikasjon med eksterne samarbeidspartnere
- Bidra i skolens arbeid med HMS og beredskap
- Veilede og støtte øvrige ansatte i administrasjonen ved behov
- Ivareta skolens resepsjons- og servicefunksjon overfor elever, foresatte, ansatte og besøkende
- Andre administrative oppgaver etter skolens behov
Kvalifikasjoner
- Høyere utdanning innen økonomi og administrasjon. Lang erfaring og praksis fra feltet kan kompensere for manglende formell utdanning.
- Meget god økonomiforståelse og erfaring med budsjett- og økonomioppfølging
- Erfaring med lønnsarbeid og personaladministrasjon
- Erfaring med saksbehandling og administrative arbeidsprosesser
- Gode IKT-ferdigheter og evne til raskt å sette seg inn i nye systemer
- Svært gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig
- Kjennskap til relevant lovverk, blant annet arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven og til Oslo kommunes tariffavtale (Dok. 25)
- Kjennskap til Osloskolens systemer (Unit4, HR-systemet, Framsikt, WebSak, WinTid, Vigilo og ORRA) er en forutsetning for tilsetting
- Erfaring fra tilsvarende stilling i skole eller annen offentlig virksomhet er ønskelig
Personlige egenskaper
Vi ser etter deg som:
- Er strukturert, systematisk og har god gjennomføringsevne
- Har høy integritet og arbeider nøyaktig og selvstendig
- Har god økonomisk og administrativ forståelse
- Lærer nye rutiner og systemer raskt
- Trives med å håndtere mange oppgaver samtidig og evner å prioritere
- Er serviceinnstilt, samarbeider godt med andre og bidrar til et inkluderende arbeidsmiljø.
- Er løsningsorientert, fleksibel og initiativrik
- Ønsker å bidra til et trygt og inkluderende skolefellesskap for alle elever
Vi tilbyr
- En sentral og variert stilling med stort ansvar og god påvirkningsmulighet
- Et inkluderende og utviklingsorientert arbeidsmiljø
- Dyktige kolleger og en veldrevet skole
- Gode muligheter for kurs og kompetanseutvikling
- Engasjerte elever og foresatte
- Moderne lokaler i et totalrenovert skolebygg
- Parkeringsmuligheter for ansatte
- Tilgang til treningsrom i flerbrukshallen
- Lønn og arbeidsvilkår etter gjeldende avtaler i Oslo kommune
