Sekretær - arkiv, HR og service

Stilling

Lokasjon

Namsskogan

Antall posisjoner

Sektor

Offentlig

Type ansettelse

Fulltid, Fast

Publisert

I dag

Søknadsfrist

20. okt.

Søk nå

Få påminnelse

13 dager igjen

Ved å be om påminnelse vil du motta en beskjed før søknadsfristen og annen viktig informasjon om stillingen.

Ditt navn

E-post

Namsskogan kommune søker en strukturert og serviceinnstilt sekretær til serviceavdelingen.

Stillingen har en sentral funksjon i kommunens administrative arbeid, med hovedvekt på post- og arkivoppgaver og administrativ støtte innen HR- og personalområdet.

Du vil også bidra i kommunens service overfor innbyggere og ansatte.

Vi ser etter deg som trives med administrative oppgaver, har god systemforståelse og liker å skape orden, struktur og gode arbeidsprosesser. Stillingen innebærer både selvstendig arbeid og tett samarbeid med saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte i kommunen

Arbeidsoppgaver

Sentrale arbeidsoppgaver vil være:
• mottak, fordeling og journalføring av post i kommunens sak- og arkivsystem
• oppfølging av rutiner og sjekklister innen post og arkiv
• veiledning og bistand til saksbehandlere i arkivering og bruk av sak- og arkivsystemet
• oppfølging og videreutvikling av rutiner og prosedyrer innen post, arkiv og dokumenthåndtering
• administrativ bistand innen HR- og personalområdet
• betjening av kommunens sentralbord og servicekontor, herunder informasjon og veiledning til innbyggere og andre som henvender seg til kommunen
• fakturabehandling og andre administrative oppgaver
• bidra til utvikling og forbedring av digitale og administrative arbeidsprosesser i serviceavdelingen

Arbeidsoppgavene kan endres i takt med kommunens behov og utviklingen av digitale arbeidsprosesser.

Kvalifikasjoner

Det er ønskelig at du har:
• fagbrev i kontor- og administrasjonsfaget eller annen relevant utdanning
• erfaring fra administrative oppgaver
• gode digitale ferdigheter og god systemforståelse

Relevant og bred arbeidserfaring fra administrative oppgaver og offentlig forvaltning kan kompensere for manglende formell utdanning.
Erfaring fra post- og arkivarbeid og bruk av sak- og arkivsystem er særlig relevant. Erfaring fra offentlig forvaltning, HR- og personaladministrasjon og servicearbeid vil også være en fordel.

Personlige egenskaper

Vi ser etter deg som:
• arbeider nøyaktig, strukturert og selvstendig
• har god forståelse for administrative rutiner og arbeidsprosesser
• har gode digitale ferdigheter og lærer nye systemer raskt
• kommuniserer tydelig og liker å veilede og hjelpe andre
• er serviceinnstilt og møter innbyggere og kollegaer på en profesjonell og imøtekommende måte
• håndterer flere oppgaver samtidig og evner å prioritere og overholde frister
• er fleksibel og tilpasser deg endringer i oppgaver og arbeidsprosesser
• samarbeider godt og bidrar positivt til utvikling av avdelingen

Vi tilbyr

Hos oss får du:
• en variert stilling med en sentral rolle i kommunens administrative arbeid
• et bredt arbeidsområde innen arkiv, HR, service og administrasjon
• mulighet til å bidra til utvikling av gode rutiner og digitale arbeidsprosesser
• samarbeid med ansatte og ledere på tvers av organisasjonen
• en arbeidshverdag med både selvstendige oppgaver og kontakt med kollegaer og innbyggere
• lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk

Stillingen lønnes i stillingskode 6863 – Gruppe 1 fagarbeiderstillinger.