Senior administrasjonsmedarbeider til datasenterprosjekt

Senior administrasjonsmedarbeider til Datacenter.

Vil du bidra til at hverdagen på en travel byggeplass fungerer godt? Som senior administrasjonsmedarbeider sørger du for at ansatte og prosjektteam har de praktiske ordningene de trenger. Du koordinerer innkvartering, transport, rotasjoner og personaladministrasjon i et prosjekt der planene kan endre seg raskt.

• Organisere innkvartering, fra bestillinger og romfordeling til ankomst og avreise. Holde oversikt over belegg og løse problemer sammen med leverandørene.
• Koordinere samkjøring og lokal transport mellom innkvartering, byggeplassen og avtalte ankomststeder.
• Holde rotasjonsplaner oppdatert og samordne reise, innkvartering og transport når personell kommer til prosjektet, bytter skift eller reiser hjem.
• Oppdatere personalopplysninger og prosjektoversikter, og følge opp manglende informasjon med ansatte, ledere, HR og leverandører.
• Sørge for at nye medarbeidere får praktisk informasjon om oppmøte, innkvartering og transport.
• Svare på daglige henvendelser, prioritere det som haster, og følge saker til de er løst.
• Kontrollere bestillinger og tjenester, følge opp avvik, bistå med fakturakontroll og gi tydelige statusoppdateringer.

Du bidrar også til å forbedre rutiner og overleveringer når prosjektets behov endrer seg.

Du må ha administrativ erfaring fra en byggeplass. Du har også erfaring med å koordinere innkvartering, reiser, rotasjoner, transport eller personellogistikk i et større prosjekt.

Du arbeider strukturert, håndterer flere forespørsler samtidig og holder oversikten når planer endres. Du bruker Microsoft Office godt, særlig Excel, og kommuniserer tydelig på engelsk, både skriftlig og muntlig. Norsk, erfaring med internasjonalt personell og samarbeid med flere leverandører er en fordel.

Du rapporterer til prosjektledelsen eller administrasjonsleder og samarbeider tett med HR, byggeplassledelsen, reisekoordinatorer og leverandører. Trives du med å løse praktiske utfordringer og gjøre arbeidsdagen enklere for andre, vil vi gjerne høre fra deg.

Help keep a busy construction site running smoothly. As our Senior Administration Officer, you'll coordinate the practical arrangements that help employees and project teams get where they need to be, settle in and stay informed. Your work will cover accommodation, transport, rotations and personnel administration in a project where plans can change quickly.

• Arrange accommodation, including bookings, room allocations, arrivals and departures. Keep occupancy records accurate and resolve issues with providers.
• Coordinate carpools and local transport between accommodation, the site and agreed arrival points. Keep vehicle and passenger plans up to date.
• Maintain rotation schedules and align travel, accommodation and transport for people joining, changing shifts or leaving the project.
• Keep personnel records and project trackers current, and follow up missing information with employees, managers, HR and suppliers.
• Make sure new arrivals receive the practical information they need, including joining instructions, accommodation and transport details.
• Respond to day-to-day requests from employees and project management, prioritise urgent issues and follow them through to resolution.
• Check bookings and services, help resolve supplier discrepancies, support invoice reviews and provide clear status updates.

You'll also help improve administrative routines and handovers as the project changes.

Administrative experience on a construction site is essential. You'll also need experience coordinating accommodation, travel, rotations, transport or workforce logistics on a large project.

You're organised, comfortable handling competing requests and able to keep accurate records when plans change. You use Microsoft Office confidently, especially Excel, and communicate clearly in English, both written and spoken. Norwegian, experience with international personnel and experience working with multiple suppliers are advantages.

You'll report to project management or the designated Administration Manager and work closely with HR, site management, travel coordinators and suppliers. If you enjoy solving practical problems and helping people get on with their work, we'd like to hear from you. Vi tilbyr

I Jobzone jobber vi etter en visjon om å være den beste arbeidsgiveren i vår bransje. Du får naturligvis tilbud om fast arbeidskontrakt, konkurransedyktig og riktig lønn. Vi har gode forsikringsordninger for våre medarbeidere.

I Jobzone får du en fast kontaktperson for oppfølging, råd og veiledning som også hjelper aktivt med å finne nye oppdrag til deg når oppdragstiden løper ut. Vi har også et fordelsprogram med gode tilbud til våre medarbeidere.

Jobzone er sertifisert som Revidert Arbeidsgiver, og vi setter store krav til oss selv og våre kunder slik at du kommer til trygge og ordnete arbeidsforhold.