Rådgiver/seniorrådgiver som arrangements- og bemanningskoordinator

Om seksjonen og stillingen

Vil du ha en nøkkelrolle i planlegging og koordinering av bemanning og aktivitet i en viktig statlig tjeneste? Vi søker en strukturert og samarbeidsorientert arrangements – og bemanningskoordinator til vår seksjon. Hos oss får du bidra til utviklingen av nye tjenester i det nye regjeringskvartalet og være med på å forme gode brukeropplevelser for ansatte og besøkende til Regjeringskvartalet.

Dette er en nyopprettet stilling i en seksjon i utvikling, hvor arbeidsformer og ansvarsområder videreutvikles i takt med behovene. Rollen gir derfor en unik mulighet til å påvirke både tjenestene og hvordan arbeidet organiseres fremover.

Dette er en rolle for deg som liker ansvar, tempo og kontakt med mennesker – og som ønsker å være en viktig del av en seksjon i utvikling.

Som arrangements – og bemanningskoordinator i BAS får du ansvar for planlegging av seksjonens oppgaveløsning knyttet til arrangementer og VIP-besøk, samt helhetlig ansvar for planlegging og koordinering av seksjonens bemanning.

I rollen som bemanningskoordinator får du en praktisk og variert hverdag. Du vil ha en sentral rolle i samarbeidet mellom departementene, øvrige avdelinger i DSS, samt eksterne samarbeidspartnere i planlegging av sikkerhet ved arrangementer og besøk til departementsfelleskapet. Dette innebærer blant annet å vurdere behovet for bemanning, koordinere riktig ressursbruk og bidra til sikkerhetsmessige vurderinger knyttet til gjennomføringen.

Du har ikke personalansvar, men fungerer som bindeleddet mellom ledelse, ansatte og innleide vikarer. Og du vil være en viktig bidragsyter til at tjenestene leveres effektivt, profesjonelt og med høy kvalitet.

Arbeidsoppgaver

• Dialog og samarbeid med departementsansatte i forbindelse med planlegging og gjennomføring av besøk, herunder befaringer, behov for bemanning og oppfølging både før og etter arrangementer
• Deltakelse i koordinerende forum for planlegging av besøk til departementene
• Samhandling med andre avdelinger og seksjoner for god ressursutnyttelse
• Planlegging av bemanning, koordinering av vakter, fravær og praktiske endringer
• Håndtere spørsmål knyttet til arbeidstid, oppmøte, trivsel og praktiske forhold
• Utarbeide og følge opp turnusplaner, samt bidra til kontinuerlig forbedring av rutiner og arbeidsprosesser.
• Delta i BAS ledergruppe.

Andre arbeidsoppgaver må påregnes, og ansvarsområdene kan endres i takt med seksjonens behov.

Vi søker deg som 

Nødvendige kvalifikasjonskrav:

• Relevant utdanning på høgskole/universitetsnivå, minimum bachelorgrad, fortrinnsvis innen offentlig administrasjon eller tilsvarende. Lang erfaring fra tilsvarende rolle og oppgaver kan erstatte utdanningskravet.
• Relevant erfaring med planlegging og koordinering av arrangementer, VIP-besøk eller andre komplekse aktiviteter med mange involverte aktører.
• Erfaring med bemannings- og ressursplanlegging, herunder kjennskap til turnusplanlegging.
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk.
• God teknologisk forståelse og gode digitale ferdigheter.
   

Ønskede krav:

• Høyere utdanning på masternivå.
• Erfaring fra arbeid med kontinuerlig forbedring, samt prosjekt- og innføringsdeltagelse.
• Erfaring med samarbeid på tvers av fagmiljøer og leverandører.
• Forvaltningskompetanse og godt kjennskap til statlig lov- og avtaleverk.
• Erfaring fra offentlig virksomhet, gjerne innen sikkerhet.
• Erfaring med planleggings- og ressursstyringsverktøy, som for eksempel GAT eller tilsvarende systemer, er en fordel.

Vi søker deg som kjenner deg igjen i vårt kundeløfte "Sammen for felleskapet" og som vil være en god ambassadør for våre verdier: hjelpsom, engasjert og profesjonell.

Personlige egenskaper:

• Trives med en variert arbeidshverdag og høyt aktivitetsnivå
• Er strukturert og følger opp oppgaver på en pålitelig måte med høy kvalitet
• God rolleforståelse og evne til å etablere gode samarbeidsrelasjoner. 
• Har stor arbeidskapasitet og gjennomføringsevne.
• Er løsningsorientert, innovativ, nytenkende og tilpasser deg raskt når behov oppstår
• Kommuniserer tydelig og bygger gode samarbeidsrelasjoner med kollegaer og samarbeidspartnere. Svært gode kommunikasjons- og samarbeidsevner er avgjørende for å lykkes i stillingen.

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Mangfold

I DSS har vi et mål om å være en arbeidsgiver som speiler mangfoldet i samfunnet. Mangfold er en styrke og gjør at vi kan løse oppgavene våre enda bedre. Derfor ønsker vi velkommen til søkere med ulike kompetanser, arbeids- og livserfaring, og søkere som av ulike årsaker ikke kan dokumentere en sammenhengende yrkeskarriere. Videre ønsker vi å sørge for tilrettelegging på arbeidsplassen dersom det er behov for det. Alle kvalifiserte søkere vil bli vurdert.

Vi tilbyr

Vi ønsker deg velkommen inn i et arbeidsfellesskap med dyktige kolleger som er stolte av jobben sin. I DSS er det et godt arbeidsmiljø, du får gode kollegaer og utviklingsmuligheter. Som statlig etat er DSS underlagt lov- og avtaleverk som sikrer de ansatte ryddige arbeids- og tjenesteforhold. Vi kan tilby et bredt tilbud av sosiale, kulturelle og sportslige aktiviteter. Pensjons- og forsikringsordning i Statens pensjonskasse.

Lønn: Kr 680 000 - 780 000 i stilling som rådgiver (kode1434) eller kr 700 000 - 850 000 som seniorrådgiver (kode 1364). Stillingen lønnes iht. hovedtariffavtalene i staten og DSS’ lønnspolitikk. Lønnsplassering avhenger av kvalifikasjoner. For spesielt kvalifisert søker kan høyere lønn vurderes.

Sikkerhetsklarering

Ansettelse skjer under forutsetning at søker blir sikkerhetsklarert på nivå HEMMELIG og autorisert. Det er en forutsetning at klarering og autorisasjon kan opprettholdes gjennom hele ansettelsesforholdet. Dette stiller krav til din lojalitet, dømmekraft og pålitelighet, som er nødvendige egenskaper for ansatte i DSS. 
Les mer om sikkerhetsklarering her: Sikkerhetsklarering - Nasjonal sikkerhetsmyndighet

Bakgrunnssjekk: Ansettelse er betinget av at arbeidstaker består en for arbeidsgiver, tilfredsstillende bakgrunnssjekk. 

Les dette før du søker

Når du trykker på "Søk stillingen" kommer du over i rekrutteringsportalen og må logge inn. I portalen er det viktig at du:

• svarer på kompetansespørsmålene du får innledningsvis
• fyller ut CV-feltene i portalen (selv om du legger ved en ferdigutfylt CV). Dette er nødvendig for bl.a. å ivareta kravet om fullstendige søkerlister
• laster inn vedlegg (vitnemål, kurs/sertifiseringer og arbeidsbekreftelser). Utdanning fra utlandet må dokumenteres med godkjenning fra NOKUT eller HKDir
• det bør registreres minst to referansepersoner
• hvis du krysser av for overtallighet, må du vedlegge overtallighetsattesten (Et skriftlig bevis på at du er overtallig fra en statlig virksomhet, og at du derfor kan ha fortrinnsrett til andre stillinger i staten)

Vi gjør oppmerksom på at vi aldri vil be om BankID-informasjon eller lignende i forbindelse med søknadsprosessen.

Unntatt offentlighet fra offentlig søkerliste: For at vi skal kunne vurdere et ønske om reservasjon fra søkerlisten, må din begrunnelse inneholde konkret hva slags ulempe det vil ha for deg. Du vil bli varslet om reservasjonen ikke tas til følge. I samsvar med offentlighetsloven § 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt å bli unntatt offentlighet.

DSS benytter bakgrunnssjekk fra Semac i noen av våre rekrutteringsprosesser. Bakgrunnssjekk utføres etter samtykke, og innebærer bla at vi verifiserer CV og annen søknadsdokumentasjon i forbindelse med ansettelsen.

Hvis du har spørsmål til stillingen, er du velkommen til å kontakte seksjonssjef Birgit Taugbøl, tlf: 90584728 e-post: birgit.taugbol@dss.dep.no

Spørsmål om rekrutteringsprosessen kan rettes til: seniorrådgiver rekruttering Erik Kjersem, e-post: erik.kjersem@dss.dep.no