Prosjektleder/prosjektmedarbeider - Arkiv

Andøya Space AS har et økende behov for å videreutvikle og styrke virksomhetens arkiv- og informasjonsforvaltning. Vi søker derfor etter én eller to medarbeidere til midlertidige stillinger med varighet på inntil ett år. Avhengig av virksomhetens behov og kandidatenes kompetanse kan det bli aktuelt å ansette én eller to personer. For den rette kandidaten kan det være mulighet for fast ansettelse etter prosjektperioden.
Målet med prosjektet er å etablere gode rutiner, prosesser og styringsdokumenter for fremtidig saks- og arkivforvaltning. Prosjektet skal sikre etterlevelse av gjeldende krav i arkivregelverket og legge til rette for en effektiv, praktisk og godt forankret arkivforvaltning. Arbeidet vil omfatte etablering og videreutvikling av rutiner, planverk og arbeidsprosesser knyttet til bruk av Elements som virksomhetens saks- og arkivsystem.
Prosjektorganisasjonen vil bestå av en prosjektleder og en prosjektmedarbeider. Omfang og stillingsstørrelse kan tilpasses ut fra kandidatenes kompetanse, erfaring og prosjektets behov.
Prosjektleder vil ha ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av prosjektet i tett samarbeid med en tverrfaglig prosjektgruppe som representerer prosjekteier. Prosjektmedarbeider vil bidra operativt i arbeidet med kartlegging, utvikling og implementering av arkivrutiner og arbeidsprosesser.

 Arbeidsoppgaver

• Lede og gjennomføre prosjektet fra oppstart til avslutning i henhold til godkjent mandat og milepælsplan
• Kartlegge nå-situasjon for arkiv og dokumenthåndtering («hva har vi»)
• Analysere krav i arkivloven og tilhørende regelverk («hva må vi ha»)
• Utarbeide og ferdigstille virksomhetens arkivplan, inkludert:
  • Roller og ansvar
  • Hva som skal arkiveres
  • Hvordan arkivering skal gjennomføres i praksis
• Utarbeide rutinebeskrivelser og styrende dokumentasjon
• Samarbeide med leverandør (Elements) for å sikre hensiktsmessig tilpasning av systemet
• Planlegge og gjennomføre opplæring av ansatte
• Identifisere risikoer og foreslå nødvendige tiltak
• Rapportere fremdrift, status og avvik månedlig til prosjektgruppen

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen arkiv- og informasjonsforvaltning eller tilsvarende fagområde. Lang og relevant erfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet
• Erfaring innen arkiv, dokumentforvaltning, informasjonsforvaltning eller nærliggende fagområder
• God kjennskap til arkivloven og offentlig arkivforvaltning
• Erfaring med Elements eller tilsvarende saks- og arkivsystemer er en fordel
• Evne til å analysere og strukturere komplekse problemstillinger, samt omsette regelverk og krav til praktiske og effektive løsninger
• Meget gode norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig
• Erfaring med implementering av arkivsystemer og/eller prosjektledelse er en fordel

Vi tror du kjenner deg igjen i følgende:

• Du arbeider strukturert og tar ansvar for å drive oppgaver fremover
• Du er trygg i kommunikasjonen og evner å formidle informasjon på en tydelig og profesjonell måte
• Du bygger gode relasjoner og samarbeider effektivt på tvers av fagområder
• Du har en praktisk tilnærming til utfordringer og finner gode løsninger i samspill med andre

 Hos Andøya Space blir du en del av et innovativt og fremtidsrettet miljø hvor samarbeid, kompetanse og utvikling står i fokus. Les mer om oss på andoyaspace.no/career.