Administrasjonskonsulent

Er du den som ser hva som må gjøres før andre rekker å be om det?

Vår administrasjonskonsulent er en nøkkelperson i avdelingen og en viktig støtte for både ledere og medarbeidere. Vi søker deg som trives med å skape struktur, holde oversikt og sørge for at oppgaver blir gjennomført. Du kommuniserer godt med ulike mennesker, tar initiativ og bidrar til at informasjon når frem til rett person til rett tid.

En viktig del av rollen er å videreutvikle og vedlikeholde avdelingens interne og eksterne informasjonskanaler, slik at medarbeidere, samarbeidspartnere og pasienter har tilgang til oppdatert og relevant informasjon.

Som administrasjonskonsulent ved nyremedisinsk avdeling vil du arbeide tett med avdelingsleder og seksjonsledere. Du bidrar til at drift, utviklingsarbeid og administrative prosesser fungerer smidig og effektivt. Arbeidshverdagen er variert og består blant annet av møtekoordinering, lederstøtte, informasjonsarbeid og andre administrative oppgaver som er viktige for avdelingens virksomhet.

Nyremedisinsk avdeling har om lag 100 ansatte og består av fire seksjoner: et sengeområde med 14 senger, en legeseksjon med 20 leger, dialyse med rundt 110 dialysepasienter og en poliklinikk. Sammen jobber vi for å gi pasientene et trygt og godt behandlingstilbud. 

Arbeidsoppgaver

Stillingen omfatter blant annet:

• Personaladministrative oppgaver og støtte til ledere
• Møteadministrasjon, herunder planlegging, koordinering, utarbeidelse av agendaer og referatskriving
• Bistand i rekrutteringsprosesser
• Innkjøp, bestillinger og oppfølging av avdelingens administrative rutiner
• Oppfølging og videreutvikling av administrative arbeidsprosesser
• Utforming, publisering og oppdatering av informasjon i avdelingens interne og eksterne kommunikasjonskanaler
• Bidra til god intern kommunikasjon gjennom planlegging og gjennomføring av informasjonstiltak for medarbeidere og ledere
• Støtte avdelingsleder og seksjonsledere i administrative oppgaver og avdelingsovergripende prosesser
• Deltakelse i forbedrings- og utviklingsarbeid ved behov

Arbeidet utføres ved bruk av digitale verktøy og systemer som benyttes ved Ahus, herunder Microsoft 365, Personalportalen, GAT, økonomi- og bestillingssystemer samt øvrige administrative og kliniske støttesystemer.

Kvalifikasjoner

Vi ser etter deg som har:

• Kontorfaglig utdanning, helsesekretærutdanning eller annen relevant utdanning. 
• Erfaring fra administrativt arbeid og saksbehandling
• Erfaring med administrativ støtte til ledere
• Gode muntlige og skriftlige ferdigheter på norsk
• Gode engelskkunnskaper
• Gode digitale ferdigheter og systemforståelse
• Erfaring med Microsoft 365 og andre relevante administrative systemer

Det er en fordel om du også har erfaring med:

• Møteadministrasjon og referatskriving
• Informasjons- og kommunikasjonsarbeid
• Publisering og vedlikehold av intranett, nettsider eller andre digitale informasjonskanaler
• Personaladministrative systemer som GAT eller tilsvarende
• Arbeid i helsevesenet eller spesialisthelsetjenesten

Personlige egenskaper

Vi ønsker at du:

• Er positiv, strukturert og selvstendig
• Tar initiativ, ser behov og følger opp oppgaver på eget initiativ
• Er nytenkende og kreativ, og evner å omsette ideer til praktiske løsninger
• Har god planleggingsevne og sikrer fremdrift i oppgaver og prosesser
• Er serviceinnstilt og trives med å yte støtte til både ledere og medarbeidere
• Har gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• Evner å håndtere flere parallelle oppgaver og prioriterer godt i en variert arbeidshverdag
• Har god rolleforståelse, høy gjennomføringsevne og leverer arbeid med kvalitet
• Bidrar til et positivt og inkluderende arbeidsmiljø
• Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Vi tilbyr

Som ansatt ved Ahus vil du spille en nøkkelrolle i å løse vårt viktige samfunnsoppdrag!

Hos oss setter vi stor pris på både din trivsel og ditt engasjement – både på jobb og i fritiden. Hos oss får du tilgang til et rikt og variert kultur- og fritidstilbud som gir deg muligheten til å koble av, ha det gøy og bygge fellesskap på tvers av avdelinger.

Vårt bedriftsidrettslag byr på et bredt spekter av innendørs og utendørs aktiviteter som fremmer trivsel og samhold. I tillegg kan du delta i kor, revygruppe, eller benytte deg av våre ferieleiligheter, hytter og en rekke andre spennende kulturtilbud, rabatter og fordeler.

Ahus har også flere personalbarnehager og alle som har et ansettelsesforhold ved foretaket kan søke plass, uavhengig av hvilken kommune de bor i. Barnehagene ligger i umiddelbar nærhet til vår lokasjon på Nordbyhagen. 

Som ansatt kan du leie bolig av Ahus på Nordbyhagen. Boligene varierer i størrelse fra 1-roms til 4- roms leiligheter i blokker, rekkehus og småhus. 

Les mer om alle våre tilbud for våre ansatte her: www.ahus.no/om-oss/ansatte 

Akershus universitetssykehus HF er en arbeidsplass med stort mangfold. Det er en klar styrke, og avgjørende for å løse våre mange oppgaver innen pasientbehandling, pasientoppfølging, forskning og undervisning. Vi ønsker oss derfor også et mangfold av søkere til ledige stillinger, og oppfordrer alle kvalifiserte til å søke, uavhengig av identitet og bakgrunn. Arbeidsgiver tar forbehold om endring av arbeidssted, arbeidsoppgaver og ansvarsområde ved behov.