Sivilombudet

Oslo

Solveig Antila

administrasjonssjef

<h2>Om stillingen</h2><p>Vår dyktige administrative koordinator går av med pensjon, og vi søker hennes etterfølger.</p><p>Sentralbordet er en viktig del av jobben, og du er Sivilombudets «ansikt utad». Sentralbordet er enmannsbetjent, med avløsning i lunsj og ellers etter behov. I tillegg er arbeidsdagen variert, og fylles av kontordrift, fakturahåndtering og en rekke andre administrative oppgaver.</p><p>I stillingen har du mye kontakt både med innringere, internt i samhandling med våre ansatte, med gårdeier og med eksterne leverandører.</p><br /><h2>Dine hovedoppgaver</h2><ul><li>Sentralbordbetjening og administrasjon av bedriftsnettet, inkl. enkel veiledning og førstelinjekontakt med innringere som henvender seg i forbindelse med en klagesak. </li><li>Fakturabehandling.</li><li>Innkjøp av varer og tjenester: Rekvisita, kontormøbler, velferdstjenester, HMS-utstyr, avisabonnementer, faglitteratur osv.</li><li>Kontordrift: Bistå i oppfølgingen av leverandører innen bl.a. telefoni, vakthold, renhold, kaffemaskiner og internservice. Brannvernkoordinator. Arbeidsplassutforming og kontorfordeling. Praktisk informasjon på intranett.</li><li>Praktisk bistand ved arrangementer og større møter.</li><li>Administrativ saksbehandling.</li><li>Andre administrative oppgaver kan bli aktuelt.</li></ul><br /><h2>Kvalifikasjonskrav</h2><ul><li>Du må ha relevant videregående utdanning. Fagskole eller relevante fag på høyskolenivå vil telle positivt, men svært omfattende relevant erfaring kan oppveie for dette.</li><li>Relevant erfaring fra administrativt arbeid.</li><li>Du må kunne kommunisere godt på norsk, og beherske engelsk muntlig.</li><li>Word bruker du selvsagt på et høyt nivå. Har du også erfaring fra Excel, Sharepoint, Teams og andre Office-applikasjoner er det en fordel.</li><li>Erfaring fra sentralbord eller annen publikumskontakt er en fordel.</li><li>Kjennskap til et elektronisk saksbehandlingsverktøy og fakturahåndteringssystem er en fordel, men opplæring vil bli gitt. Vi bruker sak-/arkivsystemet Elements og økonomisystemet Unit4.</li></ul><br /><h2>Personlige egenskaper</h2><ul><li>Tålmodig og robust, også overfor mennesker som kan være i en vanskelig livssituasjon.</li><li>Effektiv, ansvarsfull og kan jobbe selvstendig.</li><li>Nøyaktig og kvalitetsbevisst.</li><li>Løsningsorientert, initiativrik og fleksibel.</li><li>Serviceinnstilt.</li><li>Gode samarbeids- og kommunikasjonsevner.</li></ul><br /><h2>Ombudet tilbyr</h2><ul><li>Et godt arbeidsmiljø og gode kolleger.</li><li>En jobb med et viktig samfunnsoppdrag.</li><li>Hyggelige, moderne kontorlokaler med universell utforming rett ved Stortinget T-banestasjon</li><li>Medlemskap i Statens pensjonskasse (fra lønnen trekkes 2%)</li><li>Lønn og arbeidsvilkår etter hovedtariffavtalene i staten. Lønnsnivå: 490.000-700.000 avhengig av kvalifikasjoner og erfaring.</li><li>Stillingskode 1408 førstekonsulent/1363 seniorkonsulent. For spesielt godt kvalifiserte kandidater kan 1436 rådgiver vurderes.</li></ul><br /><h2>Om søknadsprosessen</h2><p>For å søke på stillingen kan du bruke lenken &#34;Søk stillingen&#34; på denne siden. </p><p>Dersom du trenger hjelp til å fylle ut den elektroniske søknaden, ta kontakt med Jobbnorge på kundeservice&#64;jobbnorge.no eller telefon &#43;47 75 54 22 20. </p><p>Søknaden skal inneholde vedlegg som vitnemål/karakterutskrift og attester.</p><p>Inkludering og mangfold er en styrke og gjør at vi kan løse oppgavene våre enda bedre. Derfor ønsker vi oss medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver. Har du funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, oppfordrer vi deg som søker til å krysse av i jobbsøkerportalen. Er det kvalifiserte søkere, kaller vi inn minst én i hver gruppe til intervju, og får du jobben, legger vi til rette for deg om du trenger det. Utenom å velge ut riktige kandidater bruker vi ikke avkrysningene til noe annet enn anonymisert statistikk.</p><p>Du kan be om å ikke bli oppført på den offentlige søkerlisten. Dette må i så fall begrunnes. Vi kontakter deg dersom ønsket ditt ikke tas til følge.</p><p>Du kan få nærmere opplysninger om stillingen ved å henvende deg til administrasjonssjef Solveig Antila på telefon 22 82 85 47 / 22 82 85 00.</p><br />

Sentralbord - kontordrift - administrativ koordinator