Manpower

Trondheim

Vi søker en strukturert og initiativrik Office Manager til et vikariat hos en av våre kunder. Oppstart ca januar 26 med varighet ca 1 år. Du vil få en sentral og variert rolle innen spedisjon, logistikk, kontoradministrasjon og støttefunksjoner. Stillingen krever høy grad av selvstendighet, allsidighet og et sterkt servicefokus. Arbeidssted Trondheim.
Ansvarsområder:
📦Spedisjon og logistikk
<ul><li>Koordinere nasjonal og internasjonal frakt</li><li>Håndtere spesialtransporter</li><li>Følge opp tollspørsmål og dokumentasjon</li><li>Kommunikasjon med speditører.</li><li>Ajourføre varelagre og ordrestatus</li><li>Sikre korrekt og effektiv utsendelse og retur av varer</li><li>Ordremottak</li></ul>
🧾 Kontoradministrasjon og økonomi
<ul><li>Fakturahåndtering i PowerOffice Go</li><li>Enkel regnskapsføring og økonomisk oppfølging</li><li>Oppfølging av utlegg og refusjoner</li><li>Ajourføring av interne regneark og rutiner</li></ul>
👥 HR og personalstøtte
<ul><li>Onboarding av nye ansatte, inkl. timeregistrering og personaldata</li><li>Administrere innleie og onboarding i produksjonssesong (jan--apr)</li><li>Innsending av lønnsgrunnlag og støtte til lønnsavdeling</li></ul>
📋 Kvalitet og HMS
<ul><li>Oppdatere prosedyrer og dokumentasjon i HMS/QA-system</li><li>Bistå med avviksrapportering og dokumentstyring</li></ul>
🎉 Arrangement og kundekontakt
<ul><li>Organisere seminarer og kundebesøk</li><li>Være vertskap og kontaktpunkt for besøkende kunder</li><li>Bidra til et godt arbeidsmiljø og sosiale aktiviteter</li></ul>
🧠 Kvalifikasjoner:
<ul><li>Kjennskap til spedisjon og logistikk er en stor fordel</li><li>Grunnleggende regnskapsforståelse og økonomisk-administrativ bakgrunn</li><li>Gode IT-kunnskaper, gjerne erfaring med PowerOffice og Excel</li><li>Gode engelsk og norskkunnskaper, både skriftlig og muntlig</li><li>Erfaring med dokumenthåndtering og kvalitetssystemer</li></ul>
🧩 Personlige egenskaper:
<ul><li>Strukturert og detaljorientert</li><li>Høy stresstoleranse og evne til å håndtere pressede situasjoner</li><li>Serviceinnstilt og løsningsorientert</li><li>Initiativrik og positiv bidragsyter til arbeidsmiljøet</li><li>Trives med variasjon</li><li>Utadvendt, initiativrik og fremoverlent</li><li>Komfortabel med å ta ansvar og jobbe selvstendig</li></ul>
Har du spørsmål kan du kontakte Seniorrådgiver Hillgun Kiil hos Manpower på 95171923 eller <a rel="nofollow" href="mailto:hillgun.kiil@manpower.no">hillgun.kiil@manpower.no</a>

Lyst på en allsidig og sentral administrativ rolle ?